Monitoring w miejscu pracy – co na to regulacje kodeksu pracy i regulacje RODO?

Słowo „monitoring”, podobnie jak „kontrola” budzi opór. Jest to oczywiste, gdyż system monitoringu stanowi swego rodzaju ograniczenie swobody osób przebywających w miejscu, w którym funkcjonuje. Kodeks pracy wyznacza dopuszczalne granice stosowania monitoringu przez pracodawcę, a w momencie nagrywania obrazu przez kamery, obejmującego wizerunek pracowników, dochodzi do przetwarzania danych osobowych i wówczas pracodawca wchodzi w jurysdykcję przepisów RODO.

[Czym jest monitoring]

Zgodnie z art. 222 § 1 Kodeksu pracy, monitoring to szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Monitoring wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, polegającym m.in. na zapisywaniu, przeglądaniu oraz udostępnianiu dokonanych nagrań. W związku z tym, do monitoringu odnoszą się wszystkie wymagania prawne dotyczące ochrony danych osobowych, wynikające z RODO - ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz przepisów szczególnych.

UWAGA: Kodeksowe ujęcie monitoringu nie obejmuje nagrywania dźwięku. We „Wskazówkach Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczących prowadzenia monitoringu wizyjnego” (s. 26, https://uodo.gov.pl ) stwierdzono, że przepisy o monitoringu nie zezwalają co do zasady na nagrywanie dźwięku. Takie uprawnienia posiadają jedynie służby porządkowe i specjalne na podstawie ustaw regulujących ich działalność. Stosowanie rejestracji dźwięku może zostać uznane za nadmiarową formę przetwarzania danych i wiązać się z odpowiedzialnością administracyjną oraz cywilną, a nawet karną.

[Kiedy można wprowadzić monitoring]

W myśl zapisów kodeksu pracy cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. W sytuacji, gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, zasady te zapisuje się w obwieszczeniu.

Pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring) jeżeli jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub
• ochrony mienia lub kontroli produkcji lub
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę

[ograniczenia do wprowadzenia monitoringu]

Przesłanki do wprowadzenia monitoringu to jedno, ale warto wiedzieć, że są miejsca, w których nie może być on stosowany. Kodeks pracy wymienia następujące przykłady:

• pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej – tutaj zakaz objęcia monitoringiem tych pomieszczeń ma charakter bezwzględny i wiąże się z zasadą wolności i niezależności związków zawodowych
• pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki oraz palarnie – tutaj przepis przewiduje jednak, w drodze wyjątku, możliwość objęcia tych pomieszczeń monitoringiem, o ile stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu jego wprowadzenia i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

[rodzaje monitoringu]

Regulacje rozróżniają kilka rodzajów monitoringu działań pracownika:

• monitoring pomieszczeń
• monitoring poczty elektronicznej
• monitoring korzystania z sieci internetowej
• monitoring logowań GPS w służbowym aucie
•  monitoring czasu pracy – zautomatyzowane systemy ewidencjonowania

[monitoring poczty elektronicznej i pozostałe rodzaje monitoringu]

W art. 223 Kodeksu pracy wspomina się odrębnie o szczególnym rodzaju monitoringu, polegającym na kontroli służbowej poczty elektronicznej pracownika. Można go wprowadzić, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Monitoring nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

UWAGA: Warto wiedzieć, że w odniesieniu do korespondencji prowadzonej przez pracownika w ramach służbowej skrzynki poczty elektronicznej domniemuje się, że nie ma ona charakteru prywatnego, lecz jest prowadzona w imieniu pracodawcy. Do naruszenia tajemnicy korespondencji mogłoby natomiast dojść wówczas, gdy służbowa skrzynka e-mail jest wykorzystywana – za zgodą pracodawcy – również do celów prywatnych pracownika. Wtedy prowadzenie monitoringu poczty elektronicznej byłoby uzależnione od wcześniejszego zrzeczenia się przez pracownika z prawa do tajemnicy korespondencji, w odniesieniu do tej skrzynki.

Zgodnie z art. 223 § 4 Kodeksu pracy, przepisy o monitoringu poczty elektronicznej stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów, dla których dopuszcza się wprowadzenie monitoringu poczty elektronicznej. Z praktyki można wspomnieć wspomnieć o kontroli korzystania przez pracownika z sieci Internet, logowań GPS w samochodzie służbowym, ewidencjonowania czasu pracy przy użyciu zautomatyzowanych systemów.

[jak wprowadzić monitoring]

Działania, które należy podjąć w celu wprowadzenia monitoringu, opisano w art. 222 § 6 – § 9 Kodeksu pracy. W myśl zawartych tam regulacji cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób u niego przyjęty nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

[nagrania z monitoringu – jak z nimi postępować]

Zgodnie z art. 222 § 3, nagrania obrazu pracodawca może przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywać przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia ich zarejestrowania. W przypadku, w którym nagrania stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin 3-miesięczny ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie okresu przechowywania nagrań należy je zniszczyć, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej (art. 222 § 3 - § 5 Kodeksu pracy).

[z perspektywy RODO]

Europejska Rada Ochrony Danych przyjęła 10 lipca 2019 r. Wytyczne 3/2019 w sprawie przetwarzania danych osobowych przez urządzenia wideo, które mają na celu wyjaśnienie, w jaki sposób RODO ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych w przypadku korzystania z urządzeń wideo oraz zapewnienie spójnego stosowania ogólnego rozporządzenia o ochronie danych w tym zakresie. Wskazują one m.in., że dokonując wyboru rozwiązań technicznych administrator powinien brać pod uwagę technologie przyjazne prywatności, które zwiększają bezpieczeństwo.

Przykładami takich technologii są systemy umożliwiające maskowanie lub mieszanie obszarów, które nie są istotne dla obszaru objętego nadzorem.

Pracodawca, decydując się na założenie monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy, powinien określić konkretny cel, w którym będzie on wykorzystywany. Monitoring ma służyć zapewnieniu bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, lub kontroli produkcji, lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, a obszar nadzoru może obejmować teren zakładu pracy lub teren wokół zakładu pracy.

Pracodawca korzystający z monitoringu powinien poinformować osoby, które potencjalnie mogą zostać nim objęte, o tym, że monitoring jest stosowany i jaki obszar jest nim objęty. Powinien spełnić także obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO, czyli m.in. podać swoją nazwę, adres, obszar oraz cel monitorowania, okres przetwarzania danych – co ma również istotne znaczenie dla dochodzenia roszczeń, czy też wskazać ewentualnych odbiorców danych.

Pracodawca, od którego pracownik domaga się udostępnienia dotyczących go nagrań z monitoringu wizyjnego powinien wziąć pod uwagę to żądanie. Podstawą takiego działania będzie art. 15 ust. 1 RODO. Administrator ma obowiązek udostępnić osobie informacji związanych z przetwarzaniem jej danych osobowych, jak cel przetwarzania, kategorię danych osobowych, odbiorców lub kategorii odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, planowanego okresu przechowywania danych osobowych oraz innych informacji wskazanych w przywołanym przepisie.

Należy pamiętać, że zgodnie z art. 15 ust. 1 RODO - Osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące. Administrator dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu (np. kopię nagrań monitoringu). Jeżeli osoba ta zwraca się o kopię drogą elektroniczną, i jeżeli nie zaznaczy inaczej, informacji udziela się w powszechnie stosowanej formie elektronicznej.

• Informację przygotowała

Jana Jaworska, praktyk HR, coach ICC, trener biznesu