Nowe przepisy ws. pracy zdalnej coraz bliżej...

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji można zapoznać się z projektem ustawy przewidującym zmiany w Kodeksie pracy.

Jeżeli ustawa wejdzie w życie, praca zdalna zostanie uregulowana w przepisach kodeksowych, co oznacza, że możliwość świadczenia pracy w tej formie nie będzie już wynikała z przepisów dot. przeciwdziałania epidemii. W projekcie znalazła się także propozycja uregulowania pracy zdalnej okazjonalnej. Uchylone za to zostaną przepisy o telepracy.

Jak jest dzisiaj?

Praca zdalna jest obecnie możliwa na podstawie art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

W chwili obecnej kodeks pracy nie zawiera instytucji pracy zdalnej, a jedynie daje możliwość zatrudniania pracowników w formie telepracy. Telepraca rozumiana jest jako regularne wykonywanie pracy poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. W regulacji dotyczącej telepracy są liczne obowiązki po stronie pracodawcy, a w tym m.in. obowiązek dostarczenia pracownikowi niezbędnego sprzętu, pokrycie kosztów konserwacji, instalacji, obowiązki BHP.

Te regulacje mają być zastąpione nową formułą pracy zdalnej.

Skąd te zmiany?

Z uzasadnienia projektu możemy wyczytać, że proponowane zmiany wynikają z postulatów zarówno pracowników, jak i pracodawców, którzy wnioskowali o wprowadzenie pracy zdalnej do regulacji kodeksowej jako rozwiązania stałego, możliwego do zastosowania nie tylko w sytuacjach zagrożenia, takich jak epidemia. Dostrzeżono, że przepisy „covidowe” (na ich podstawie obecnie możliwe jest zlecanie pracy zdalnej) ułatwiały z jednej strony ograniczenie ryzyka zarażenia się wirusem w miejscu pracy, a z drugiej umożliwiały godzenie pracy z obowiązkami rodzinnymi.

Ogólny zarys zmian

Projekt zmian zakłada m.in. wprowadzenie pracy zdalnej do kodeksu pracy jako stałego rozwiązania, którego szczegóły pozostaną w gestii pracodawcy do uregulowania w formie zapisów wewnątrzzakładowych, czyli np. regulamin pracy.

Proponowane rozwiązania obejmują możliwość wykonywania pracy w formie zdalnej stale zarówno w pełnym wymiarze czasu pracy, jak i częściowo / hybrydowo – na przykład w systemie 2 dni z domu, 3 dni z biura.

Miejsce świadczenia pracy zdalnej (np. miejsce zamieszkania pracownika), będzie musiało zostać zaakceptowane przez pracodawcę.

Projekt przewiduje też możliwość świadczenia pracy zdalnej okazjonalnie, na wniosek pracownika, co ma stanowić uregulowanie okazjonalnej „pracy z domu” („home office”) wypracowanej w praktyce dużych firm już przed pandemią.

W sytuacjach szczególnych, takich jak epidemia czy stan nadzwyczajny, pozostanie możliwość polecenia pracownikom wykonywania pracy zdalnej analogicznie do obecnej regulacji covidowej.

Projekt przepisów przewiduje również reguły ochrony danych osobowych przez pracodawcę, reguluje zasady przeprowadzenia kontroli w miejscu świadczenia pracy zdalnej.

Nowe przepisy ustanawiają zakaz dyskryminacji pracownika wykonującego pracę zdalną oraz przyznają prawo pracownikowi wykonującemu pracę zdalną do przebywania na terenie zakładu pracy na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Definicja pracy zdalnej

Do kodeksu pracy wprowadzona zostanie definicja pracy zdalnej, zgodnie z którą będzie to wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Kiedy pracodawca będzie mógł zlecić pracę zdalną?

Zgodnie z treścią projektu praca zdalna ma być możliwa:

• na polecenie pracodawcy lub
• w drodze porozumienia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą
• uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę lub
• już w trakcie zatrudnienia.

Zgodnie z projektowanymi przepisami jeżeli strony umowy o pracę uzgodnią wykonywanie pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia, w dalszym ciągu każda z nich będzie mogła wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania jej w trybie zdalnym i przywrócenie poprzednich warunków.

W projekcie jest mowa o okazjonalnej pracy zdalnej, czyli pracy zdalnej na wniosek pracownika – taka możliwość będzie przysługiwać pracownikowi do 24 dni w roku kalendarzowym.

Na polecenie pracodawcy praca zdalna będzie możliwa w następujących okolicznościach:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego,
• stanu zagrożenia epidemicznego albo
• stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym z powodu siły wyższej (wcześniej: z przyczyn niezależnych od pracodawcy) zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.

Wydanie polecenia będzie możliwe wówczas, gdy pracownik bezpośrednio przed wydaniem polecenia złoży oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Komu nie będzie można odmówić pracy zdalnej, czyli specjalne zasady dla grup pracowników

Jednym z założeń projektu są szczególne uprawnienia, które zostały przez ustawodawcę przewidziane dla kobiet w ciąży, pracowników, którzy opiekują się / wychowują dziecko do lat 4 oraz pracownicy, którzy opiekują się członkiem rodziny, który posiada orzeczenie o niepełnosprawności. Będą oni mieli możliwość złożenia wniosku o pracę zdalną, a pracodawca – co do zasady – nie będzie mógł odmówić świadczenia pracy zdalnej chyba, że będzie miał szczególny powód związany z tym, że świadczenie pracy w takiej formie nie będzie możliwe.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej, pracodawca ma ustalić w porozumieniu zawieranym z zakładową organizacją związkową lub w regulaminie.

Warto zwrócić uwagę, że ta zmiana wymaga szczególnej uwagi ze strony pracodawcy, ponieważ jako akt wewnątrzzakładowy będzie wiązał strony stosunku pracy, a jego nieprawidłowe uregulowanie może nieść za sobą poważne konsekwencje.

Jeżeli żaden z tych aktów wewnętrznych nie zostanie u pracodawcy przyjęty, wykonywanie pracy zdalnej zostanie określone w poleceniu pracodawcy lub porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Projekt przepisów przewiduje zakres regulacji wewnętrznej konieczny do uwzględnienia przez pracodawcę, czyli wymienia zagadnienia, które muszą być opisane w regulaminie lub porozumieniu.

Partycypacja w kosztach pracy zdalnej

Pracodawcy zostaną zobowiązani m.in. do zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, zapewnienia instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Koszty świadczenia pracy zdalnej zostaną więc przerzucone na pracodawcę, co warto już dziś mieć na uwadze. Sposób pokrycia kosztów przez pracodawcę będzie ustalany na poziomie zakładowym; będzie możliwość zastosowania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu.

Kiedy praca zdalna pojawi się w kodeksie?

Przepisy dotyczące pracy zdalnej pierwotnie miały zacząć obowiązywać 3 miesiące po zniesieniu stanu epidemii w Polsce. Jednak przepis ten został zmieniony i wedle aktualnego brzmienia projekt przewiduje, że nowe regulacje wejdą w życie w 14 dni po jej opublikowaniu ustawy w Dzienniku Ustaw. Eksperci spodziewają się wejścia w życie w połowie sierpnia 2022 roku.

• Informację przygotowała

Jana Jaworska, praktyk HR, coach ICC, trener biznesu