Zasady ustalania ryczałtu za pracę zdalną

Przy ustalaniu ryczałtu trzeba uwzględnić przede wszystkim normy zużycia narzędzi pracy zdalnej, ich udokumentowane ceny rynkowe, ilości materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy, normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych (art. 6724 § 5 K.p.). Kwestie techniczne powinny rozstrzygać strony oraz regulacje na poziomie zakładowym (por. wyjaśnienia MRiPS).
W tym zakresie znajduje się konkretny sposób obliczania ryczałtu za wybrany okres pracy zdalnej (dzienny, tygodniowy lub miesięczny).
Do jego sformułowania mogą być przyjęte np.:

• liczba dni lub godzin pracy zdalnej w miesiącu albo/i liczba godzin pracy zdalnej w danym dniu danego miesiąca; dostępne na rynku aplikacje pozwalają określić współczynnik pracy zdalnej do obliczania stawki dziennej ryczałtu na podstawie wskazanych liczb,

• średnia stawka rynkowa za 1 kWh, obliczona na podstawie cen energii elektrycznej, np. w całym kraju lub w województwie, w którym praca zdalna będzie wykonywana; na rynku są dostępne kalkulatory zużycia i kosztu energii elektrycznej w ujęciu dobowym, miesięcznym i rocznym,

• średnia stawka rynkowa za dostawę usług internetowych,

• normy zużycia narzędzi pracy zdalnej oraz wyposażenia (u Czytelnika biurko, krzesło, szafka) stanowiące wynik pomnożenia ceny zapłaconej przez pracownika i stawki amortyzacji środka trwałego, zamieszczonej w "Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych" (załącznik nr 1 do ustawy o pdof); w poz. 08 tego wykazu zostały zapisane "Maszyny biurowe piszące, liczące i licząco-piszące" ze stawką amortyzacyjną 14% (w tej grupie znajdą się m.in. komputer i laptop, które należą do pracownika i są przez niego wykorzystywane do pracy zdalnej) oraz "Narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie" ze stawką amortyzacyjną 20% (do tej grupy zalicza się biurko, krzesło, szafka),

• przeciętna dobowa/miesięczna norma zużycia wody na osobę, wskazana w tabeli 1 z załącznika do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 14 stycznia 2002 r. w sprawie określenia przeciętnych norm zużycia wody (Dz. U. nr 8, poz. 70) oraz średnia cena za 1 m3 wody; średnia norma zużycia wody w gospodarstwie domowym na osobę to 140-160 dm3 (0,14-0,16 m3), przy czym niższa wartość odnosi się do budynków nieprzyłączonych, a wyższa do przyłączonych do sieci kanalizacyjnej.

 
Przepisy nie wykluczają pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z okazjonalną pracą zdalną, a jedynie nie przewidują takiego obowiązku i wynikającego z niego regulowania zasad tego zwrotu, w tym ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu, w porozumieniu lub regulaminie. Jeżeli pomimo to pracodawca zdecyduje się je pokrywać, może kierować się istniejącymi regulacjami wewnętrznymi.
W przypadku gdy ryczałt jest wypłacany pracownikowi niepełnosprawnemu wykonującemu pracę zdalnie, to jego kwotę uwzględnia się w kosztach płacy. Zgodnie bowiem z art. 21 ustawy o rehabilitacji, dla celów określonych w tej ustawie świadczenia określone w art. 6724 § 3 i 4 K.p. wlicza się do wynagrodzenia brutto, o którym mowa w art. 2 pkt 4a ustawy o rehabilitacji, czyli do wynagrodzenia wchodzącego w skład kosztów płacy.