Zmiany w Kodeksie pracy dotyczące pracy zdalnej

Trzy lata po wprowadzeniu przepisów dotyczących pracy zdalnej tzw. Ustawą covidową, w kodeksie pracy pojawiają się regulacje porządkujące zasady pracy zdalnej lub wypłaty ekwiwalentu. Pracodawca będzie mógł również przyznać ryczałt, którego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Zmiany w Kodeksie pracy dotyczące pracy zdalnej

Przepisy dotyczące pracy zdalnej zawiera nowelizacja Kodeksu Pracy, która 6 lutego 2023 r. została opublikowana w Dzienniku Ustaw. Regulacje te zaczną obowiązywać już 7 kwietnia 2023 r.

Nowe przepisy o pracy zdalnej a tzw. „ustawa covidowa”
W czasie trwania pandemii COVID-19 pracodawcy, z uwagi na stan zagrożenia epidemiologicznego, mogli wydawać pracownikom polecenia pracy zdalnej na podstawie tzw. ustawy covidowej. W wielu firmach praca zdalna zagościła na stałe a tymczasowe regulacje „covidowe” okazały się niewystarczające, również w zakresie zwrotu pracownikom kosztów pracy świadczonej zdalnie.
Nie każde świadczenie wypłacane pracownikom świadczącym pracę zdalną, nazwane ekwiwalentem lub ryczałtem, będzie można uznać za wolne od podatku i składek. Wyzwaniem dla pracodawców będzie właściwe określenie jego wysokości oraz spełnienie warunków wynikających z ustawy, tak aby zminimalizować ryzyko zakwestionowania zwolnienia przez organy podatkowe. Szczególnym wyzwaniem będzie prawidłowa konstrukcja tego świadczenia w przypadku tzw. pracy hybrydowej (częściowo zdalnej), która w wielu firmach stała się już standardem. Praca hybrydowa nie będzie bowiem objęta regulacją znowelizowanego Kodeksu pracy w zakresie, w jakim praca wykonywana będzie w siedzibie pracodawcy.

Nowe obowiązki pracodawcy w związku z pracą zdalną
Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca będzie zobowiązany:
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych;
• pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie (lub w przypadku braku zawartego porozumienia lub wydania regulaminu – w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem);
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną, niezbędne do wykonywania tej pracy.
Zgodnie z przepisami pracodawca i pracownik będą mogli porozumieć się, co do sposobu wykorzystywania przez pracownika własnych materiałów i narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych), niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. W takiej sytuacji pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Pokrycie kosztów pracy zdalnej – ekwiwalent czy ryczałt?
Pracodawca będzie zobowiązany pokryć koszty pracy albo wypłacić ekwiwalent pieniężny. Alternatywnie, będzie też można przyznać ryczałt, którego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. Przy wyliczeniu ryczałtu lub ekwiwalentu będą brane pod uwagę takie elementy jak:
• normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych;
• udokumentowane ceny rynkowe materiałów i narzędzi pracy;
• ilość wykorzystanego na potrzeby pracodawcy materiału i jego ceny rynkowe;
• normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Świadczenia związane z pracą zdalną i pracą hybrydową w kontekście opodatkowania oraz objęcia składkami ZUS
Pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, nie będzie stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy PIT pod warunkiem prawidłowego wyliczenia wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu. Brak jasnych zasad prawidłowego wyliczania wartości tych świadczeń będzie stanowił wyzwanie dla pracodawców. Dotyczy to zarówno tych pracodawców, którzy wypłacali pracownikom te świadczenia już w trakcie pandemii, jak i tych, którzy dopiero przygotowują się do wypłaty takich świadczeń. W obu przypadkach należy zweryfikować, czy przyjęta metodologia wyliczania wysokości świadczeń pozwala przyjąć, że świadczenia te nie stanowią przychodu ze stosunku pracy i tym samym są wolne od PIT i ZUS.
Szczególną trudność stanowić będą świadczenia wypłacane w związku z pracą wykonywaną hybrydowo, np. jako ekwiwalent za korzystanie ze sprzętu będącego własnością pracownika. Nie w każdym bowiem przypadku będą one korzystać ze zwolnienia podatkowego.