Zatwierdzenie i złożenie sprawozdania za 2023 w KRS

Obowiązki jednostek do zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za 2023 r. i przekazanie do KRS

W jednostkach, w których rok obrotowy zakończył się 31 grudnia 2023 r., sprawozdania finansowe za 2023 r. powinny już być sporządzone i przekazane odpowiednim organom w celu zatwierdzenia. Powinny one zostać zatwierdzone najpóźniej do końca czerwca 2024 r. Zatwierdzenie sprawozdania oznacza, że organ zatwierdzający danej jednostki uznał za prawdziwe i wiarygodne informacje o stanie majątkowym, finansowym i wyniku działalności jednostki zamieszczone w tym sprawozdaniu. Zatwierdzenie sprawozdania daje możliwość podziału zysku netto lub pokrycia straty netto wykazanych w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz wiąże się z określonymi obowiązkami. W zależności bowiem od rodzaju jednostki sprawozdanie finansowe w ciągu 15 dni od daty jego zatwierdzenia należy złożyć we właściwym rejestrze sądowym lub przekazać Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) albo złożyć do ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG). W niniejszym artykule wskażemy m.in. kto i w jakiej formie powinien zatwierdzić roczne sprawozdanie finansowe danej jednostki, wyjaśnimy co oznacza zatwierdzenie sprawozdania z punktu widzenia ewidencji księgowej oraz przedstawimy jakie obowiązki związane z publikacją sprawozdania finansowego ciążą na danej jednostce po jego zatwierdzeniu.

1. Termin i forma zatwierdzenia sprawozdania

Sprawozdanie finansowe po jego sporządzeniu i podpisaniu przez osoby zobowiązane do tego, zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości, należy zatwierdzić. Jak wynika bowiem z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości, roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Jeśli zatem rokiem obrotowym jednostki jest rok kalendarzowy, to termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego sporządzonego za 2023 r. upłynie 30 czerwca 2024 r. W przypadku jednostek, których sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania, na mocy art. 64 ustawy o rachunkowości, zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego powinno zostać poprzedzone takim badaniem (por. art. 53 ust. 1a ustawy o rachunkowości). Dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego jest dzień, w którym roczne sprawozdanie finansowe jednostki zatwierdził organ zatwierdzający (por. pkt 2.16 KSR nr 7).

Zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego dokonuje organ zatwierdzający danej jednostki. W świetle art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości, organem zatwierdzającym jest organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki. Organami zatwierdzającymi sprawozdanie finansowe są:

• w spółce akcyjnej i prostej spółce akcyjnej - zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy,

• w spółce komandytowo-akcyjnej - zwyczajne walne zgromadzenie,

• w spółce z o.o. - wspólnicy,

• w spółkach jawnych, partnerskich, komandytowych i cywilnych - wspólnicy,

• w firmie osoby fizycznej - właściciel,

• w przedsiębiorstwie państwowym - rada pracownicza, a w razie jej braku organ założycielski,

• w spółdzielni - walne zgromadzenie członków lub ich przedstawicieli,

• w samodzielnym publicznym zakładzie opieki zdrowotnej - organ założycielski,

• w fundacji rodzinnej - zgromadzenie beneficjentów.

Sprawozdanie finansowe w powyższych jednostkach zatwierdza się w formie uchwały, z wyjątkiem firmy osoby fizycznej, w której właściwym dokumentem zatwierdzającym jest postanowienie (decyzja) osoby fizycznej. Uchwała i postanowienie o zatwierdzeniu sporządza się w formie pisemnej. Nie jest wymagane, aby były one sporządzone w postaci elektronicznej oraz aby były opatrzone podpisami elektronicznymi.

2. Przekazanie sprawozdania wraz z innymi dokumentami do KRS

W myśl art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym (KRS) roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 - także sprawozdanie z działalności - w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. W przypadku niezatwierdzenia sprawozdania finansowego w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, należy je złożyć w rejestrze sądowym dwukrotnie, tj. w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z dokumentami określonymi w art. 69 ust. 1 ww. ustawy (por. art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Należy dodać, że na podstawie art. 69 ust. 3a ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki wraz ze sprawozdaniem finansowym, sprawozdaniem z działalności, skonsolidowanym sprawozdaniem finansowym, sprawozdaniem z działalności grupy kapitałowej, sprawozdaniem z płatności na rzecz administracji publicznej oraz skonsolidowanym sprawozdaniem z płatności na rzecz administracji publicznej składa we właściwym rejestrze sądowym również odmowę złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym oraz oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymogi określone w ustawie lub odmowę złożenia tego oświadczenia, jeżeli zostały sporządzone.